|
Privacyverklaring
Privacyverklaring
Privacyverklaring
van Protestantse Gemeente
Warffum-Breede-Usquert
van de Protestantse Kerk in Nederland
Over deze privacyverklaring
Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.
Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken. De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconieën bezitten rechtspersoonlijkheid.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens:
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij het moderamen van de gemeente.:
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen
met de scriba: Kerkstraat 9, 9989 BJ Warffum. E-mail: protestantsekerkwarffum@gmail.com
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
- Het recht op dataportabiliteit. Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
- Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
- Recht op inzage. Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
- Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zo ver de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
- Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
- Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel:
- het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.
De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.
Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene Organisatie
Situatie
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.
Welke gegevens zijn erbij betrokken Naam en voornamen c.q. voorletters
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en; het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
Ledenadministratie
Situatie
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie (LRP).
Welke gegevens zijn erbij betrokken?
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
- naam en voornamen c.q. voorletters;
- straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
- geboortedatum en -plaats;
- burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
- doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
- belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
- kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
- kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
- datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
- gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
- datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
- datum van overlijden,
- datum van vertrek naar het buitenland,
- datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
- datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
- datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
- datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
- de aard van de verbondenheid met de gemeente onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter
uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Kerkblad "Op de Hoogte"
Situatie
Er wordt ± 10 keer per jaar het kerkblad "Op de Hoogte" verspreid aan bezoekende leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
Welke gegevens zijn erbij betrokken
Naam en voornamen c.q. voorletters
Grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst.
Situatie:
Er worden in het kerkblad gegevens van zieke, jarige, verhuisde en overleden personen vermeld. alsmede personen die een jubilea vieren en/of bloemen uit de dienst ontvingen.
Welke gegevens zijn erbij betrokken?
Naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
Grondslag
Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
Situatie:
In het kerkblad op de Hoogte staan foto’s van bezoekers van de kerk op een openbare pagina.
Grondslag
De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze in het kerkblad Op de Hoogte te plaatsen.
Adressenboekje
Situatie
Er wordt een Adressenboekje uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen. Het adressenboekje is alleen voor de leden toegankelijk.
Welke gegevens zijn erbij betrokken?
Naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, woonplaats.
Grondslag
Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Opname van kerkdiensten
Situatie
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdienst is publiekelijk te volgen via het opgenomen mp3 bestand.
Welke gegevens zijn erbij betrokken:
De naam en voornamen en gegevens rondom ziekte en gezondheid.
Grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.
Situatie
Er worden opnames van kerkdiensten gemaakt zonder beeld. De kerkdiensten staan voor een beperkte periode offline op een USB-stick, maximaal 52 weken. Bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over de opname en de verwerking van die registratie. Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
Grondslag
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
Uitzenden van kerkdiensten
Situatie
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdienst is publiekelijk te volgen via internet of kerkradio
Welke gegevens zijn erbij betrokken
De naam en voornamen en gegevens rondom ziekte en gezondheid.
Grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.
Situatie:
Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd zonder beeld. De kerkdiensten staan voor een beperkte periode online, namelijk 52 weken. Bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die
registratie. Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
Grondslag
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang
Website / Kerkblad
Situatie
Op onze website en in ons kerkblad staan foto’s van functionarissen van de plaatselijke gemeente op een openbarepagina: foto, onderschrift met naam, adres, e-mail adres en met kerkelijk ambt
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Situatie
Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk op een openbare pagina.
Grondslag
De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.
Financiële bijdragen
Situatie
Gemeenteleden worden meerdere keren per jaar aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Met naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en rekeningnummer.
Grondslag
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
-
- Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
- Internetdiensten (zoals cloud-opslag)
Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
(Vul als gemeente in welke maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens u heeft genomen)
| |
|
maatregel |
| |
|
De gemeente heeft de kerkenraad als coördinator aangesteld. |
| |
|
De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) |
X jaarlijks |
| |
|
Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste |
□ eenmalig (25-5-2018)
X bij intreding in de positie/functie/het
ambt |
| |
|
De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacystatement, door |
□ eenmalige toezending via kerkblad
(datum: 25-5 201 8) '
X de website |
| |
|
De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, via het privacy-statement op de website en via het kerkblad |
X de website
□ inzagemoment op afspraak met de
scriba |
| |
|
Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte. |
| |
|
Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de kerk dat deze: |
X jaarlijks worden gewijzigd |
| |
|
De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast. |
| |
|
in het kerkblad van juli/augustus 2018 zullen gemeenteleden die niet in de komende informatiegids (2018/2019) opgenomen willen worden gevraagd worden zich te melden. Dit zal in het vervolg ieder jaar worden gedaan. |
X Kerkblad juli/augustus 2018
□ jaarlijks |
| |
|
Anders: |
|
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Dit privacystatement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers aan de website van Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert.
Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert
Kerkstraat 9
9989 BJ
Warffum
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert, en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert verstrekt. Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Uw voor- en achternaam
- Uw adresgegevens
- Uw telefoonnummer
- Uw e-mailadres
Waarom zijn deze gegevens nodig
Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen.
Beveiliging en bewaartermijnen
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. We bewaren uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Delen met Anderen
Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
In kaart brengen websitebezoek
Op de website van Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar "Protestantse Gemeente Warffum-Breede-Usquert" en zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
|
